Dette dokumentet er utarbeidet for å angi felles prinsipper og etiske retningslinjer for BOB BBL. Svært mange mener at BOB er til å stole på. Det gleder oss. Alle i BOB har over tid vært med på å bygge denne tilliten. I et stadig tøffere marked, der vi ofte får mye ekstern oppmerksomhet, er det viktigere enn noen gang å ha fokus på våre etiske verdier og retningslinjer. Vi må derfor daglig arbeide for at BOB sitt gode navn og rykte opprettholdes og forsterkes.
Hver dag tas avgjørelser som kan påvirke vår forretningsetikk og personlige opptreden, og vi kan stå ovenfor små og store etiske dilemma. Følgende spørsmål vil kunne hjelpe deg til å fatte en riktig beslutning:
Bryter jeg lovregler eller går på tvers av BOBs etiske retningslinjer?
Er det rettferdig mot berørte parter? Hva kan konsekvensene bli? Finnes det et bedre alternativ?
Står BOBs omdømme i fare hvis saken blir offentlig kjent?
BOBs etikk omfatter alle tillitsvalgte, ledere, ansatte og andre som med fullmakt opptrer på vegne av BOB. Dette gjelder BOB konsern så vel som i alle selskaper/virksomheter som er eid av BOB.
BOBs etiske retningslinjer er basis for konsernets verdigrunnlag og skal være et merkbart kjennetegn ved BOB. God etikk og verdibaserte holdninger skal til enhver tid prege alle tillitsvalgtes og ansattes virksomhet på alle nivåer.
Etterlevelse av BOBs etikk er en forutsetning for å kunne inneha tillitsverv og å være ansatt i BOB. Det er ledelsens ansvar å påse at BOBs etiske retningslinjer er kjent og blir etterlevd av alle som omfattes av dem.
Et særlig ansvar påhviler styrets leder hva angår styrets og tillitsvalgtes arbeid samt de beslutninger styret treffer, og det tilligger daglig leder å påse at BOBs etikk er kjent, implementert og etterlevd av konsernets ansatte. På samme måte er det enhver tillitsvalgt og medarbeiders plikt å sette seg inn i og etterleve BOBs etikk.
BOBs visjon er å bygge fellesskap. Dette kommer til uttrykk gjennom tillitsvalgtes og ansattes kunnskaper, ferdigheter og holdninger – og skal prege BOB som en offensiv, profesjonell, engasjert og nyskapende organisasjon.
BOB tar samfunnsansvar og skal være til å stole på. BOBs verdier vil derfor alltid uttrykkes gjennom måten BOB løser sine oppgaver, innad i forhold til hverandre og utad overfor kunder, leverandører og samfunnet for øvrig.
BOB skal være en god og profesjonell arbeidsplass i et inkluderende arbeidsmiljø og med en bedriftskultur preget av trivsel, trygghet og medarbeiderskap. Det er enhver ansattes plikt å medvirke til at dette blir realisert, opplevd og erfart.
BOB skal være en foregangsbedrift innen helse, miljø og sikkerhet, og det er ledelsens ansvar å tilrettelegge for trivsel og påse at god helse opprettholdes. Enhver tillitsvalgt og ansatt skal medvirke til at denne målsetning oppnås.
BOBs tillitsvalgte og ansatte skal
BOB skal respektere enhver ansatts rett til privatliv og private interesser, men krever lojalitet og åpenhet overfor konsernet og konsernets interesser. Dette gjelder særskilt innen de kjerne- og forretningsområder som er sentrale i BOBs virksomhet – salg og forvaltning av boliger, næringsbygg samt medlemstilbud /-fordeler.
Tillitsvalgte og ansatte i BOB skal aldri ta del i- eller prøve å påvirke en beslutning eller avgjørelse dersom det åpenbart kan foreligge interessekonflikt, inhabilitet, økonomisk eller sosial gevinst eller andre forhold som kan svekke uavhengighet, tillit eller lojalitet. Dersom det er grunn til å tro at en slik situasjon vil kunne oppstå, er det en plikt å opplyse nærmeste overordnet om dette.
Enhver tillitsvalgt og ansatt har taushetsplikt basert på lov og skriftlig avtale. Regler om taushetsplikt skal inngå som del av styreinstruksen for tillitsvalgte og ansettelseskontrakten for ansatte, og skal tiltres av alle som blir berørt av reglene for taushetsplikt.
En skal aldri gi utenforstående – det gjelder også BOBs medlemmer og kunder - tilgang til taushetsbelagt, fortrolig eller sensitiv informasjon, hverken direkte eller indirekte. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet arbeids- eller kontraktsforhold så lenge informasjonen må anses for å være konkurranseømfintlig eller fortrolig.
Sensitiv og konfidensiell informasjon og kunnskap om BOBs medlemmer og kunder samt interne forhold hos disse, herunder dokumenter og data etc., er underlagt taushetsplikt hos enhver tillitsvalgt og ansatt i BOB.
!mmaterielle verdier – som spesialkunnskap, metoder, konsepter og ideer – er en viktig forutsetning for at BOB skal lykkes med sin oppgave og sitt oppdrag. Enhver som har befatning med konsernets immaterielle verdier, skal verne om og forvalte disse til konsernets beste. Ved et eventuelt pålegg fra offentlig myndighet vedrørende innsyn i/kunnskap om BOBs immaterielle verdier skal det innhentes konfidensialitetserklæring fra enhver som gis tilgang til slik informasjon.
BOBs eiendom og eiendeler skal forvaltes og sikres på behørig måte. Enhver ansatt skal overholde konsernets krav til sikkerhet vedrørende adgang til- og bruk av konsernets fasiliteter, IKT-ressurser og tilgang til elektroniske ressurser og dokumenter. Konsernets utstyr og eiendom kan bare unntaksvis nyttes til personlige formål dersom dette er avtalt i ansettelseskontrakten, eller følger av retningslinjer gitt av BOB.
BOB tilstreber å være en foregangsbedrift for vern av natur og miljø - både ved selv å minimere egne miljøbelastninger og ved å utvikle, promotere og anvende miljøvennlig teknologi. BOBs etiske ansvar forplikter tillitsvalgte og ansatte i deres oppdrag og ansvar med å tilrettelegge og effektuere en bærekraftig forvaltning av natur og miljø.
Vi skal etterleve gjeldende lover og regler, inkludert internasjonalt anerkjente konvensjoner om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi skal bidra positivt og konstruktivt ved å påvirke arbeidet for menneskerettigheter, forhindring av barnearbeid og ivaretakelse av arbeidsrettigheter, både i eget selskap og overfor våre leverandører, underleverandører og samarbeidspartnere.
Det å arbeide for å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjelder for alle ansatte, styremedlemmer, ledere, innleid personell, konsulenter, selskapsrepresentanter og alle som utfører arbeid på vegne av eller på annen måte representerer selskapet.
Vi forplikter oss til å:
Respektere alle internasjonalt anerkjente menneskerettigheter i henhold til FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, og særskilt:
Behandle alle som arbeider for oss og dem som er påvirket av vår forretningsvirksomhet på rettferdig vis uten å diskriminere på bakgrunn av etnisk tilhørighet, religion, alder, språk, funksjonsvariasjon, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.
Tilby trygge, sunne og sikre arbeidsforhold og anstendige lønnsvilkår. Motsette oss alle former for menneskehandel, tvangsarbeid og forbudte former for barnearbeid i vår verdikjede.
Respektere foreningsfrihet og retten til å delta i kollektive forhandlinger.
Vi forventer at leverandører, underleverandører og handelspartnere opptrer i tråd med retningslinjenes formål og følger alle internasjonalt anerkjente menneskerettighetsprinsipper og fundamentale arbeidstakerrettigheter som beskrevet over så vel som lokal lovgivning innenfor sine geografiske områder, i hele verdikjeden.
Krav om å følge alle internasjonalt anerkjente menneskerettighetsprinsipper og fundamentale arbeidstakerrettigheter skal inngå i kontrakter med leverandører, underleverandører og andre handelspartnere. I kontraktene er det i tillegg stilt krav om at den andre kontraktsparten senest seks måneder etter kontraktsstart skal ha policy og rutiner på plass for aktsomhetsvurdering. Dette innebærer at kontraktsparten skal kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer risiko for negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, og retter opp skade dersom dette er blitt påført person, samfunn eller miljø.
All kommunikasjon og informasjon fra BOB skal være sannferdig, etterrettelig og korrekt, og ha høy faglig standard. Enhver tillitsvalgt og ansatt har ansvar for at dette etterleves. Offentlig myndighet, publikum og media skal møtes på en korrekt og åpen måte.
Informasjon om BOB eller konsernets virksomhet skal med mindre annet er fastsatt bare gis av BOBs ledelse eller den/de som har informasjonsfullmakt/-ansvar.
Enhver beslutning skal fattes på riktig nivå i henhold til gjeldende fullmaktsregler og ingen kan gå ut over den fullmaktsramme som er gitt. Tillitsvalgte eller ansatte kan kun forplikte BOB vis a vis andre dersom den/de er tildelt særskilt fullmakt.
Regnskapsføring og rapportering forutsetter at alle transaksjoner blir korrekt registrert i overensstemmelse med lov og god regnskapsskikk. Alle tillitsvalgt og ansatte skal følge konsernets regler om registrering av transaksjoner og fremleggelse av bilag samt påse at forretningstransaksjoner bokføres og dokumenteres i tråd med gjeldende regnskapsprinsipper.
Internkontroll skal sikre at forretningsprosesser og -prosedyrer er effektive og innenfor gitte risikogrenser, at fysiske- og immaterielle verdier er sikret og anvendt, at økonomisk informasjon er korrekt og at lover, regler og retningslinjer blir overholdt. BOBs styre og daglige ledelse er ansvarlig for at konsernet har tilfredsstillende internkontroll, og enhver ansatt skal medvirke til at slik kontroll blir gjennomført og etterlevd.
Medlemmer og kunder skal møtes med innsikt, respekt og forståelse, slik at deres behov blir ivaretatt innen de etiske rammer som gjelder for BOBs virksomhet. Medlemmers og kunders personvern skal ivaretas i henhold til gjeldende personvernlovgivning. All kommunikasjon som gjelder kundeforhold skal foregå i BOBs tilrettelagte verktøy for kommunikasjon og ikke i ansattes private kanaler. Hensikten er å sikre at vår kommunikasjon og saksbehandling er etterrettelig og sporbar. Slik skaper vi også en profesjonell distanse til kunder.
Leverandører skal behandles upartisk og rettferdig. BOBs utvelgelsesprinsipper og/-prosesser overfor tilbydere som konkurrerer om kontrakter med BOB skal være basert på tillit og integritet. Valg av leverandør skal alltid følge konsernets retningslinjer og prosedyrer.
Konsernets konkurrenter skal alltid møtes på en redelig og profesjonell måte.
BOB tar avstand fra enhver form for korrupsjon og bestikkelse.
Tillitsvalgte og ansatte skal ikke under noen omstendighet benytte sin posisjon ved å tilby eller motta urettmessige pengegaver, andre godtgjørelser og fordeler for å oppnå forretningsmessig eller privat gevinst for seg selv eller andre. Avtaler med mellommenn for å kanalisere urettmessig betaling er å anse som delaktighet i korrupsjon og vil ikke bli tolerert.
Tillitsvalgte og ansatte i BOB skal til enhver tid utvise varsomhet ved å tilby eller motta gaver og høflighetsgester. Gaver, godtgjørelser, provisjoner eller andre ytelser skal aldri mottas dersom det er rimelig å anta at dette er egnet til å påvirke forretningsmessige beslutninger, eller egen integritet. Ved tvilstilfelle skal saken forelegges nærmeste overordnet før slik gave/godtgjørelse eventuelt mottas. Alle gaver skal meldes til nærmeste overordnet.
Moderat deltagelse i sosiale sammenkomster skal anses som del av et høflig forretningsforhold, men graden av dette skal ikke være av en slik art at det kan påvirke beslutningsprosesser eller gi grunn til mistanke om dette utad.
Ansatte i BOB skal ikke inneha annen stilling eller utføre arbeid for andre uten særskilt forhåndssamtykke fra overordnet. Ansatte kan heller ikke ha eksterne verv og/eller posisjoner i et omfang eller av en slik art at dette går ut over arbeidsforholdet – eller kommer i konflikt med BOBs næringsinteresser.
Enhver ansatt i BOB skal ha særskilt skriftlig forhåndssamtykke fra overordnet dersom vedkommende har styreverv i-, deltar i rådgivning for- eller har eierskap i kunders-, leverandørers-, samarbeidspartneres- eller konkurrenters virksomhet.
Tilsvarende gjelder for tillitsvalgte, som vil ha åpenbar opplysningsplikt om slike forhold og der kravet til habilitet og styredeltagelse vil måtte vurderes og avklares fortløpende.
Tillitsvalgte og ansatte skal påse at private forhold og relasjoner, særlig i økonomisk henseende, ikke kommer i konflikt med BOBs interesser eller kan skade BOBs omdømme. Dersom det er grunn til å anta at det foreligger slike forhold/relasjoner, skal nærmeste overordnet informeres om dette.
Det er naturlig å knytte vennskap og relasjoner med sine kolleger. Dersom du er så heldig å møte kjærligheten på jobb, må du ta ansvar for at det ikke rammer andre ansatte eller arbeidsmiljøet.
Unnlatelse og overtredelse av BOBs etiske retningslinjer vil bli møtt med reaksjon tilpasset overtredelsens art og omfang. For å varsle om brudd på etiske retningslinjer, se vår rutine for Varsling av kritikkverdige forhold.
Etiske retningslinjer inngår i opplæringen av nyansatte i BOB. Etiske retningslinjer sendes ut som lesebekreftelse til alle ansatte gjennom kvalitetssystemet.
Tillitsvalgte i BOB får tilsendt etiske retningslinjer årlig.