Syv tips til møteleder i forkant av generalforsamling og årsmøte

Våre erfarne møteledere har laget en liste med nyttige tips til både nye og rutinerte møteledere:

1. Start planleggingen tidlig

Mye skal ordnes før generalforsamlingen avholdes, og selv om det oppleves for tidlig å skulle starte i januar, bør forberedelsene starte i god tid. Bestem dere for dato, bestill et passende lokale, og vurder om det er saker dere vil behandle på møtet. Ønsker dere deltakelse fra lagets rådgiver på møtet? Da lønner det seg å være tidlig ute!

Styret bør også vurdere fristen for når andels- og seksjonseierne kan melde inn saker til møtet. Sørg for at fristen er et stykke før innkalling skal sendes ut, slik at styret har god tid til å behandle innkommende saker, og eventuelt skrive en innstilling.

2. Lag en kjøreplan

Ta utgangspunkt i sakslisten, og lag en kjøreplan som inneholder sakene dere skal behandle, og det du planlegger å si. Kjøreplanen kan for eksempel være et manus med hele setninger, eller en kopi av innkallingen med stikkord og notater.

Kjøreplanen bør inneholde innkomne forslag til vedtak og flertallskrav. La det også være plass til å notere direkte i planen, om du kommer på noe underveis, eller om noen fremmer alternative forslag.

3. Øv på kjøreplanen

Et lite innøvd manus gjør både møteleder og forsamlingen forvirret. Kanskje fungerer ikke de skriftlige formuleringene like godt muntlig, eller kanskje kommer du på noe annet som også bør sies? Ved å lese gjennom kjøreplanen høyt får du muligheten til å gjøre endringer, og sikrer at du er godt forberedt til møtestart.

4. Hold deg til sakslisten

Stopp diskusjonene før de utarter seg eller går et helt annet sted! Når forsamlingen først begynner å diskutere dyrehold og husordensregler, er det vanskelig å styre møtet tilbake til saken man egentlig skulle behandle.

Husk at innkallingen med saksliste som setter rammene for møtet. En god møteleder har kontroll på sakslisten, og evner å sette grenser dersom diskusjonene beveger seg bort fra denne.

5. Vurder behovet for møteregler

Har dere utfordringer med møter som drar langt ut i tid, eller at bare noen deltakere får kommet til orde? Konkrete møteregler gir klarere rammer for diskusjonene, og kan bidra til å effektivisere møtet.

Skal dere for eksempel benytte håndsopprekning om noen vil si noe? Har dere vedtatt lengde for innlegg og kommentarer? Har møteleder anledning til å sette strek, og i så fall når?

Innholdet i møtereglene vil variere med boligselskapets størrelse, praksis og preferanser, men om dere har slike regler, bør de alltid presenteres ved møtestart; både av hensyn til nye beboere og til oppfriskning for alle.

6. Avstemminger

Avstemminger kan gjennomføres på mange ulike vis, og det er viktig å finne løsningen som fungerer for akkurat deres boligselskap. Men like viktig er det at møteleder er tydelig når de forklarer hvordan avstemmingen skal foregå. Si gjerne det viktigste to ganger, og forsikre deg om at forsamlingen har forstått prosessen før dere går i gang.

Kommer det forvirring fra salen når avstemmingen er gjennomført? Vurder å ta avstemmingen på nytt.

7. Behold roen - det går bra!

Det er lett å bli stresset som møteleder hvis møtet drar ut i tid, eller om det blir høy temperatur under diskusjonen til saken. Verken generalforsamlingen eller årsmøtet blir bedre av en stresset og oppjaget møteleder, så forsøk å holde roen så godt det lar seg gjøre.

Minn deg selv på at det ikke er krise om møtet drar ut i tid - dere kommer i mål. Selv om sterke meninger og høy temperatur kan oppleves som kritikk, kan det også sees på som et positivt engasjement.