Lovendring om digitale generalforsamlinger, årsmøter og kommunikasjon

Endringer i lovverket for borettslag, sameier og boligbyggelag gjør at

• Sameier, borettslag og boligbyggelag kan avholde digitale årsmøter og generalforsamlinger
  
  
  
• Elektronisk kommunikasjon likestilles med papirbasert kommunikasjon, og BOB kan dermed som utgangspunkt kommunisere digitalt med våre medlemmer
  
  

Lovendringene planlegges å tre i kraft fra 1. april, noe som betyr at borettslag og sameier kan arrangere henholdsvis digitale generalforsamlinger og årsmøter allerede fra denne datoen. Generalforsamlingen til BOB BBL vil også bli avholdt digitalt den 20. mai 2021. 

Mer om de nye reglene fra 1. april 2021: 

Fra 1. april 2021 kommer det endringer i borettslagsloven og eierseksjonsloven som likestiller en del fysiske løsninger med digitale løsninger. Reglene er i stor grad en videreføring av de midlertidige bestemmelsene fra 2020, som ble iverksatt som følge av covid-19. Formålet med lovendringen er å oppdatere reglene i tråd med den digitale utviklingen.

 

Mulighet for digital generalforsamling/årsmøte

Lovendringen gjelder særlig borettslagsloven § 7-4 (4) og eierseksjonsloven § 41 (2). De nye reglene medfører at borettslags- og eierseksjonsloven nå sidestiller digitale og fysiske generalforsamlinger/årsmøter. Det er i utgangspunktet styret som bestemmer om møtet skal gjennomføres fysisk eller digitalt, og det samme gjelder for ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter.

Styret må foreta en vurdering om hvilken møteform som de skal bruke, og er ansvarlig for å sikre forsvarlig møtegjennomføring. Viktige momenter er om mange beboere mangler digitale hjelpemidler til å gjennomføre digitalt møte, og om sakene i innkallingen egner seg til digital behandling eller i større grad krever muntlig diskusjon.

Dersom styret avgjør at møtet skal gjennomføres digitalt, kan andelseiere/seksjonseiere kreve fysisk gjennomføring. For å få gjennomslag må minst to eiere som til sammen eier >10 % av andelene/seksjonene kreve at møtet gjennomføres fysisk. Styret kan sette frist for når krav fra beboere skal være innkommet. Fristen kan tidligst begynne å løpe fra sakslisten er sendt ut, og skal gi andels/seksjonseierne rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte.

Dersom styret bestemmer at møtet skal gjennomføres fysisk, har ikke andelseiere/seksjonseiere samme rett til å kreve digitalt møte i stedet.

Loven stiller ikke krav til hvordan et digitalt møte skal gjennomføres, men krever at styret sørger for en forsvarlig løsning som bl.a. sikrer at deltakelse, bekreftelse av deltakeres identitet og eventuell stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte. I tillegg kan styret ved digital gjennomføring av generalforsamling/årsmøte pålegges å hjelpe beboere med lav digital kompetanse; formålet er å sikre at alle beboere som ønsker å delta på møtet, skal få mulighet til å delta.

 

Elektronisk kommunikasjon mellom styre og beboer

Videre endres også regler om kommunikasjonsmåte mellom styret og beboere i boligselskapet, se borettslagsloven § 1-6 og eierseksjonsloven § 6. Det er nå opp til styret å beslutte om kommunikasjon skal sendes ut fysisk eller digitalt, så lenge det gjøres på en trygg og hensiktsmessig måte. Beboere har adgang til å reservere seg mot å motta elektronisk kommunikasjon, dersom de ønsker informasjon tilsendt fysisk.

 

Gjennomføring av digitale styremøter

Det var tidligere usikkert etter lovteksten om boligselskaper kunne gjennomføre digitale styremøter. Lovteksten i borettslagsloven § 8-5 og eierseksjonsloven § 56 presiserer nå at styrene har adgang til dette. Det skal allikevel gjennomføres fysisk styremøte dersom minst ett av styremedlemmene krever dette.

 

Elektronisk signatur på stiftelsesdokumenter, møteprotokoller mv.

Til slutt gir lovendringene mulighet for å signere stiftelsesdokumenter, møteprotokoller o.l. elektronisk. Dette gjøres ved at ordlyden i aktuelle paragrafer endres fra «skrive under» til «signere», for å fremheve at fysisk og digital underskrift nå likestilles. Det er ikke lagt opp til hvilket sikkerhetsnivå signaturen skal følge, men loven krever at signeringen gjøres på en trygg og forsvarlig måte. Detaljer om sikkerhetsnivå for signatur kan komme gjennom forskrift senere.